Adaptación de FactuCont, FactuCont TPV y EuroConta al Real Decreto 1496/2003

El Real Decreto 1496/2003 aprobó, entre otras cosas, el nuevo Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. El texto incluye numerosas novedades, de las cuales un destacado grupo ha repercutido en la publicación de las versiones 5.4 de FactuCont, FactuCont TPV y EuroConta, no tanto para sustituir o reemplazar –mucho menos para limitar– las decisiones que, a raíz de la nueva normativa, pueda tomar el usuario, cuanto para constituir una ayuda práctica que facilite su cumplimiento.

La presente página intentará llevar a término dos cometidos:

  1. Presentar al lector de forma concisa y clara las principales novedades del Real Decreto.
  2. Concretar, en los casos oportunos, las novedades de las versiones 5.4 relativas a la normativa.

Para ello seguiremos el siguiente proceso:

  1. Reproduciremos un extracto del Real Decreto.
  2. Realizaremos una interpretación, en caso de ser necesario, del texto.
  3. Especificaremos las novedades de nuestros programas orientadas a suministrar al usuario los instrumentos precisos para la observancia de dicha norma.
En adelante, la terminología aclaratoria que introduzcamos al margen de la utilizada en el RD, constará en inversa. El texto del RD constará en azul. Las novedades de las versiones 5.4 constarán en granate.

Artículo 4 - Documentos sustitutivos de las facturas (tiques)

"La obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la expedición de tique y copia de éste en las operaciones que se describen a continuación, cuando su importe no exceda de 3.000 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido".

Los formatos predefinidos de tique tienen ahora dos copias por omisión. Además, los programas están configurados para impedir la generación de tiques de más de 3.000 euros, si bien esta característica se puede inhabilitar a voluntad del administrador.

Artículo 6 - Contenido de la factura

"[Toda factura y sus copias contendrán…] a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen [...]. No obstante, será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes: [...] 3.º Las rectificativas (abonos)."

Desde las versiones 5.4.0, tanto FactuCont, como FactuCont TPV y EuroConta, permiten utilizar series separadas dentro de cada fichero de documentos.

"[Toda factura y sus copias contendrán…] i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura."

Esto quiere decir que, en el caso de que una factura incluya la entrega de mercaderías o la prestación de servicios en fechas anteriores a la de la factura, existe la obligación de hacer constar en ellas (nosotros sugerimos en la misma línea o en la siguiente) la fecha exacta.

"En las copias de las facturas […] se indicará su condición de copias."

En los formatos de impresión de facturas, albaranes, presupuestos y tiques, existe un campo de impresión llamado COPIA/DUPLICADO que está incluido por omisión en los formatos predefinidos y que se puede incorporar a los formatos creados con anterioridad a las versiones 5.4: cuando el documento es creado por primera vez, en el primer ejemplar impreso, este campo aparece vacío, pero en los siguientes figura la palabra COPIA o cualquier otra expresión (por ejemplo sus traducciones a otros idiomas españoles) que el usuario tenga a bien elegir.

Como novedad adicional, para permitir hacer figurar este campo como marca de agua (vea la imagen), o para poder hacer constar cualquier texto en vertical, las versiones 5.4 permiten rotar cualquier campo de texto en múltiplos de 45º.

"En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta o no sujeta al impuesto o de que el sujeto pasivo del impuesto correspondiente a aquélla sea su destinatario, se deberá incluir en ella una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 77/388/CEE de 17 de mayo, Sexta Directiva del Consejo en materia del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta o no sujeta o de que el sujeto pasivo del impuesto es el destinatario de la operación. Lo dispuesto en este apartado se aplicará asimismo cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas."

Los usuarios que se encuentren en el caso deberán utilizar (sólo en los casos oportunos) un formato de factura que incluya un texto fijo (por ejemplo en el pie del documento) donde se haga constar dicha referencia.

Artículo 7 - Contenido de los documentos sustitutivos tiques

"[Todos los tiques y sus copias contendrán…el] Tipo impositivo aplicado o la expresión IVA incluido."

Ni en FactuCont ni en FactuCont TPV los formatos predefinidos de tique desglosan el IVA. Así que en las versiones 5.4, en todos los formatos donde no figuraba ya, se ha hecho constar la expresión "IVA incluido". No hemos encontrado en el RD nada al respecto, pero parece lógico pensar que este apartado es aplicable también al IGIC y al resto de impuestos homólogos.

Artículo 11 - Facturas recapitulativas

"Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que aquellas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.

Estas facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas. No obstante, cuando el destinatario de estas sea un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado día.

En todo caso, estas facturas deberán ser expedidas antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones."

El párrafo anterior (muy similar a otro anterior en el Artículo 9 - Plazo para la expedición de las facturas o documentos sustitutivos, y cuya lectura recomendamos) recoge una serie de limitaciones temporales para la confección de las facturas o tiques que incluyan operaciones terminadas en una fecha anterior a la de la factura (recuérdese lo comentado en el Artículo 6); en concreto, este texto afecta a la facturación de los albaranes pendientes de un cliente en una sola factura. Leyendo el párrafo con atención, se llega a varias conclusiones: la primera es que, si no se tiene ya este hábito, conviene no postergar la confección de facturas o tiques cuyo destinatario sea un particular (es decir, no sea un empresario o profesional actuando como tal), o de lo contrario será muy fácil incurrir en falta.

Centrándonos en el caso de empresarios o profesionales actuando como tales (o usando nuestra terminología, no particulares) y obviando, por razones prácticas, los tiques, que siempre se realizarán en el mismo momento de la venta, las versiones 5.4 incluyen una opción para avisar, al seleccionar una empresa, con un número configurable de días de antelación, de los clientes cuyos albaranes están próximos a alcanzar el mes de antigüedad.

Queda como responsabilidad del usuario que el plazo máximo del "día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto" no sea superado, para lo cual habrá que tenerse en consideración que dependiendo del destinatario de la factura, este período es trimestral o mensual.

Relacionado con este punto, nos gustaría concluir haciendo un pequeño comentario más que atañe a la facturación de albaranes de un mismo cliente en una sola factura: la opción para Usar cabeceras como separadores adquiere un nuevo carácter, ya que, ahora, especificar la fecha de realización de la venta o prestación ha dejado de ser voluntario.

Artículo 12 - Duplicados de las facturas o documentos sustitutivos.

"1. Los empresarios y profesionales o sujetos pasivos sólo podrán expedir un original de cada factura o documento sustitutivo.

2. La expedición de ejemplares duplicados de los originales de las facturas o documentos sustitutivos únicamente será admisible en los siguientes casos:

  1. Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
  2. En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

3. Los ejemplares duplicados a que se refiere el apartado anterior tendrán la misma eficacia que los correspondientes documentos originales.

4. En cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la expresión 'duplicado'."

En parte, los cambios concernientes a este Artículo ya han sido comentados en el Artículo 6. Para completar el detalle de las novedades, aquí añadiremos que existen más formas de las mencionadas de obtener originales, copias o duplicados impresos de los documentos:

Pulsando el botón Imprimir en la barra de herramientas se obtiene un duplicado del documento actualmente seleccionado:

Pero a su vez, este botón tiene un menú desplegable que se abre haciendo clic en el pequeño triángulo negro anexo, y mediante el cual, además de a duplicados, se tiene fácil acceso a la impresión de un original o de una copia.

La opción de Reimprimir documentos también tiene las mismas posibilidades:

Por último mencionaremos que, por razones evidentes, los ejemplares remitidos por correo-e se muestran como el original del documento (nunca aparecen las palabras 'copia' o 'duplicado').

Artículo 13 - Facturas o documentos sustitutivos rectificativos (abonos)

"[...] se hará constar en el documento su condición de documento rectificativo y la descripción de la causa que motiva la rectificación."

Artículo 15 - Obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos

"Los originales de las facturas o documentos sustitutivos expedidos conforme a lo dispuesto en el capítulo II del título I deberán ser remitidos por los obligados a su expedición o en su nombre a los destinatarios de las operaciones que en ellos se documentan […]"

Poco cabe decir de este Artículo, salvo que disipa la posible confusión: el original es para el cliente, y el emisor se queda una copia.



Hemos querido dejar para el final los Artículos del Reglamento que podríamos llamar tecnológicos:

Artículo 8 - Medios de expedición de las facturas o documentos sustitutivos

"Las facturas o documentos sustitutivos podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en soporte electrónico, que permita la constatación de su fecha de expedición, su consignación en el libro registro de facturas expedidas, regulado en el artículo 63 del Reglamento del Impuesto, y su adecuada conservación."

Artículo 17 - Formas de remisión de las facturas o documentos sustitutivos

"La obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos podrá ser cumplida por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos, siempre que en este caso el destinatario haya dado su consentimiento de forma expresa y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido."

Artículo 18. Remisión electrónica de las facturas o documentos sustitutivos

"1. A efectos de lo dispuesto en el Artículo 17, la garantía de la autenticidad del origen y de la integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos que se hayan remitido por medios electrónicos se acreditará por alguna de las siguientes formas:

  1. Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, […]
  2. Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el Artículo 2 de la Recomendación 1994/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, […]
  3. Mediante los elementos propuestos a tal fin por los interesados, una vez que sean autorizados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. A tal efecto, deberán solicitar autorización a la Agencia Estatal de Administración Tributaria indicando los elementos que permitan garantizar la autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos remitidos.

[…]

3. El Ministro de Hacienda dictará las disposiciones necesarias para el desarrollo y aplicación de lo establecido en este Artículo."

En Binarema, no sólo como empresa tecnológica especialmente centrada en internet, sino también desde nuestro mero punto de vista como usuarios de la red, hemos recibido de muy buen grado que el nuevo Reglamento recoja tal profusión de detalles tecnológicos, pero por otro lado, nos tememos que el Decreto está impregnado de un temor (o excesiva prudencia) que no podemos llegar a entender.

Nos tememos que quien deseé expedir sus facturas con todas las facilidades que ofrece internet no va a tener más remedio que acudir a la AEAT con sus dudas y con el reglamento bajo el brazo, y obtener una complicada autorización escrita.

Por si se anima –y no queremos ser agoreros: tal vez sea más fácil de lo que nosotros pensamos– sepa que los archivos PDF que FactuCont es capaz de generar con los originales de las facturas, están encriptados, lo que siempre es una garantía de legitimidad.

(NOTA: Observe que todas las complicaciones de las que hablamos vienen derivadas de la opción de remitir por internet las facturas sin enviar además el original impreso. Enviando ambas cosas el asunto cambia totalmente: la factura se anticipa por correo-e y el ejemplar legítimo se hace llegar por cualquier medio al destinatario.)

La interpretación que del Real Decreto 1496/2003 hacemos aquí es personal y puede ser errónea.

El nuevo reglamento incluye normas cuyo cumplimiento nuestros programas no pueden vigilar por carecer de la información necesaria, o sencillamente ignoran.

Le sugerimos encarecidamente que lea el texto completo haciendo clic aquí.

Para esta norma, así como para cualquier otra norma o ley, FactuCont, FactuCont TPV, EuroConta, o cualquier otro programa de ordenador propio o ajeno constituyen una mera ayuda. Corresponde a sus usuarios asegurarse de cumplir y hacer cumplir cualquier exigencia legal.

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